Le blog de Sophie

Retour d’ex­pé­rience sur l’ac­ti­vité d’EXIT Studio

Il y a (déjà) 1 an et 3 mois de cela (à l’été 2014), nous déci­dions de nous lancer dans l’uni­vers de l’auto-entre­pre­neu­riat. L’objec­tif : créer notre propre agence web, davan­tage en accord avec nos ambi­tions et aspi­ra­tions (respec­tives comme parta­gées), mais égale­ment « en rupture avec le modèle actuel de l’en­tre­prise et ses nombreux impacts (néga­tifs) sur la société, sur l’en­vi­ron­ne­ment et sur l’éco­no­mie ».

Nous partions de rien, mais nous étions déter­mi­nés à le faire, et à le faire bien. « Créer notre propre agence allait nous permettre de créer notre propre emploi, de nous éman­ci­per d’un système qui ne nous conve­nait plus, mais aussi de réali­ser un rêve ». « C’est ainsi que, dans la veine du « slow life » (contre-culture qui s’op­pose au rythme effréné de la société actuelle), nous avons fondé EXIT Studio – prêts à gravir les éche­lons en partant du bas de l’échelle – une boite porteuse de notre vision de l’en­tre­prise de demain, et d’un futur souhai­table ».

EXIT Studio - agence web créative

C’est notre histoire et notre retour d’ex­pé­rience que nous avons raconté sur 24 jours de web (le calen­drier de l’avent des gens qui font le web d’après) et que nous vous invi­tons à décou­vrir. Natu­rel­le­ment, nous devions égale­ment trai­ter de la SMart BE (ASBL Produc­tions Asso­ciées) et des services qu’elle met à notre dispo­si­tion.

EXIT Studio - Retour d'expérience sur l'activité d'une agence - 24 jours de web

24 jours de web est un projet commu­nau­taire fran­co­phone lancé pour la première fois en 2013. Pendant un mois, 24 auteurs publient des articles sur la concep­tion web, tout en invi­tant les lecteurs à faire un don pour une asso­cia­tion choi­sie pour l’oc­ca­sion. Les auteurs partagent leurs métho­do­lo­gies, leurs expé­riences person­nelles ou leurs réflexions sur la concep­tion web — 24 jours de web

***

Retour d’ex­pé­rience sur l’ac­ti­vité d’une agence

La créa­tion d’une agence en oppo­si­tion au système

C’est un ensemble de circons­tances qui nous amenèrent, Julien, Bernard et moi (Sophie), à créer EXIT Studio. À l’été 2014, Julien et Bernard, alors web desi­gner et déve­lop­peurs web free­lance depuis quelques mois, déci­daient de lancer leur propre acti­vité afin d’avoir un nom et une iden­tité visuelle à présen­ter aux clients. De mon côté, project & account mana­ger web insa­tis­faite de la majo­rité de mes expé­riences précé­dentes, j’y voyais une oppor­tu­nité de construire une struc­ture en accord avec mes aspi­ra­tions. Nos ambi­tions étant parta­gées, et nos compé­tences complé­men­taires, démar­rer cette acti­vité ensemble nous appa­rut comme une évidence.

Le web étant un marché encore émergent en Belgique, il y a de l’argent à se faire. Le métier n’étant pas protégé (cela a ses bons et mauvais côtés), beau­coup d’op­por­tu­nistes se lancent dans le secteur. Tous les trois avions été amenés à travailler dans des agences moti­vées par la recherche de profits. Mythe de la géné­ra­tion Y ou non, nous ne voulions plus évoluer dans un envi­ron­ne­ment où l’argent l’em­porte sur tout le reste. Nous devions pour­tant trou­ver du travail en pleine période de crise.

C’est sur cette base que nous nous sommes posi­tion­nés en rupture avec le modèle actuel de l’en­tre­prise et ses nombreux impacts (néga­tifs) sur la société, sur l’en­vi­ron­ne­ment et sur l’éco­no­mie. Créer notre propre agence allait nous permettre de créer notre propre emploi, de nous éman­ci­per d’un système qui ne nous conve­nait plus, mais aussi de réali­ser un rêve.

Comme l’a dit le person­nage d’Harry Lime dans Le Troi­sième Homme : « En Italie, pendant trente ans sous les Borgia, ils ont eu guerre, terreur, meurtres et massacres. Mais cette période a produit Michel-Ange, Léonard de Vinci et la Renais­sance. En Suisse, ils ont eu cinq-cents ans d’amour frater­nel, de démo­cra­tie et de paix, et qu’ont-ils produit ? Le coucou ! ». Nul doute que la crise dans laquelle nous évoluons actuel­le­ment a poussé nombre d’entre nous à faire preuve de créa­ti­vité à travers l’auto-entre­pre­neu­riat.

La SMart (ASBL Produc­tions Asso­ciées)

Il était (tout d’abord) hors de ques­tion de rentrer dans la spirale infer­nale de la dette, en contrac­tant un prêt ou en faisant appel à des aides de l’État (qui allait, tôt ou tard, récu­pé­rer ses subsides à grands coups de taxa­tions). C’est là que la SMart entre en jeu. La SMart (ASBL Produc­tions Asso­ciées) favo­rise et soutient les acti­vi­tés artis­tiques exer­cées au projet, en mettant à la dispo­si­tion des membres un outil de gestion admi­nis­tra­tive et finan­cière. Les membres confient la gestion de leur acti­vité et la SMart les accom­pagne dans toutes les étapes de leur projet. Il n’est donc plus néces­saire de créer ni gérer sa propre entre­prise puisque la SMart coor­donne les moyens finan­ciers, maté­riels et humains.

La SMart consti­tue donc l’équi­valent d’un avocat, d’un comp­table et d’un conseiller person­nel, avec la mise à dispo­si­tion d’une inter­face en ligne nous permet­tant de gérer nous-mêmes nos contrats et pres­ta­tions. Pour chaque bon de commande signé, la SMart nous verse à l’avance le montant total facturé, ce qui signi­fie que nous pouvons immé­dia­te­ment béné­fi­cier d’un revenu avant même que le client ne paie. En contre­par­tie de tous ces services, la SMart prélève 6,5% sur les montants factu­rés HTVA (ce qui me semble plus que très honnête).

La première société soeur à voir le jour a été SMart France, en 2008. Elle ouvre d’abord des bureaux dans les villes de Lille, Mont­pel­lier et Paris, puis suivent Cler­mont-Ferrand, Lyon, Marseille, Nates, Rennes, Stras­bourg et Toulouse. La SMart s’est égale­ment implen­tée en Suède, Autriche, Alle­magne, Espagne, Hongrie, Italie et en Hollande. Dans chaque pays, l’ac­ti­vité diffère en fonc­tion des usages locaux, de la struc­tu­ra­tion spéci­fique des secteurs créa­tifs et des possi­bi­li­tés d’in­ter­ven­tions offertes par les légis­la­tions natio­nales. Les prélè­ve­ments pour les services rendus diffèrent donc eux aussi d’un pays à l’autre (6,5% en Belgique, 7,5% en Espagne et 8,5% en France). Soucieux de garan­tir davan­tage de protec­tion aux travailleurs auto­nomes, la SMart cherche actuel­le­ment à acqué­rir le statut de coopé­ra­tive euro­péenne.

Nous sommes donc à la fois des entre­pre­neurs indé­pen­dants, avec le statut d’in­dé­pen­dant de sala­rié (en somme, une nouvelle caté­go­rie de travailleurs, en balance entre ce qui est et pour­rait deve­nir).

C’est ainsi que, dans la veine du « slow life » (contre-culture qui s’op­pose au rythme effréné de la société actuelle), nous avons fondé notre agence – prêts à gravir les éche­lons en partant du bas de l’échelle – une boite porteuse de notre vision de l’en­tre­prise de demain, et d’un futur souhai­table.

Le chemin du succès est toujours en construc­tion

Nous avons consa­cré les premiers mois à la réflexion et à la créa­tion autour de notre propre iden­tité. Nous parta­gions les mêmes valeurs et voulions propo­ser diffé­rents services de qualité, à diffé­rents niveaux de la chaîne numé­rique. Nous voulions égale­ment nous montrer atten­tifs aux clients, à travers une rela­tion respec­tueuse et une commu­ni­ca­tion effi­cace.

Le site fut lancé à la mi-septembre 2014, accom­pa­gné d’un blog d’ar­ticles de vulga­ri­sa­tion s’ar­ti­cu­lant autour de diffé­rentes théma­tiques du web. L’idée était d’amé­lio­rer notre réfé­ren­ce­ment natu­rel mais aussi de faire valoir nos connais­sances, tout en atti­rant du monde sur un site a priori statique. En plus du blog, nous nous sommes inves­tis sur diffé­rents réseaux sociaux et avons opti­misé le système de partage en sous­cri­vant à HootSuite, un service de program­ma­tion de publi­ca­tions. Pour chaque projet, une « étude de cas » complète est réali­sée afin de mettre en exergue les diffé­rents services dont a pu béné­fi­cier le client. Cela nous permet de rela­ti­ve­ment bien nous posi­tion­ner dans les résul­tats de recherche liés au projet.

Je me charge de la partie gestion de projet et rela­tion client, ainsi que de la commu­ni­ca­tion en ligne. Julien et Bernard se partagent le web design et le déve­lop­pe­ment web. Un système fut mis en place afin d’uni­for­mi­ser et d’op­ti­mi­ser la manière dont ils codent, afin que chacun puisse récu­pé­rer le travail de l’autre avec un maxi­mum d’ef­fi­ca­cité. Ayant plus de recul sur le projet, je me charge de la partie « test et debug » que je liste en une suite de sous-tâches dans Produc­teev, un outil de gestion de projet en ligne gratuit.

Sous Produc­teev, je crée un projet dès qu’une pros­pec­tion a abouti et qu’une offre a été remise. Dans celui-ci, je crée des sous-tâches pour la gestion de projet, le web design, le déve­lop­pe­ment web et enfin, l’étape de test et débo­gage. Cet outil est parti­cu­liè­re­ment utile lorsqu’il faut s’as­su­rer d’une dead­line, en cas de conflit avec le client ou encore en cas d’ab­sence du gestion­naire de projet.

Je m’oc­cupe des étapes préa­lables à la rencontre client puis nous nous rendons à deux ou trois à l’en­tre­vue, et cela nous réus­sit fort bien. Le client ne rencontre pas un tradi­tion­nel commer­cial et cela le met en confiance. Qui plus est, chacun de nous contri­bue de sa propre expé­rience par rapport aux besoins et attentes du client. Nous avons ainsi déjà réalisé de beaux brains­tor­mings.

Assu­rer la remise d’une offre le plus rapi­de­ment possible consti­tue, selon nous, un facteur de conver­sion impor­tant. Nous avons donc mis en place plusieurs offres types, selon qu’un devis doit être remis pour un site web, un site e-commerce, l’op­ti­mi­sa­tion du réfé­ren­ce­ment ou encore la créa­tion d’une iden­tité visuelle. Avoir tous les modules listés permet de suppri­mer aisé­ment ce que le client n’a pas besoin (plutôt que d’ajou­ter du texte). Nous sommes ainsi en mesure de remettre une offre complète de type « cahier des charges » en deux à trois heures seule­ment.

Dans une entre­prise clas­sique, un rapport de force (sous la forme d’une hiérar­chie pyra­mi­dale) s’exerce entre (ce que l’on appelle commu­né­ment) les « mana­gers » et « les tech­ni­ciens ». Chez nous, bien que chacun ait sa spécia­lité, aucune déci­sion, qu’elle soit artis­tique, mana­gé­riale ou finan­cière n’est prise seule. Pour exemple, il arrive souvent que Bernard ait le dernier mot sur un budget à remettre ou que je donne une direc­tion artis­tique à un projet. Ainsi, nous fonc­tion­nons sur une dyna­mique trans­ver­sale, sur base du prin­cipe de l’in­tel­li­gence collec­tive.

Du point de vue du rythme, nous ne nous impo­sons pas de « quota d’heures de travail » mais sommes orien­tés résul­tat. Je suis assez effi­cace dans mon travail, et cela ne m’a pas toujours été béné­fique. En effet, soit on quali­fiait mon travail de bâclé, soit je finis­sais par m’en­nuyer ou me colti­nais une charge de travail supplé­men­taire. A contra­rio, Julien est très méti­cu­leux, il réalise un excellent travail de fini­tion, mais il fonc­tionne de manière beau­coup plus lente. Être orienté résul­tat permet à chacun de nous d’or­ga­ni­ser son temps de travail comme bon lui semble, pourvu que les délais soient respec­tés et le travail (bien) fait.

Le bilan

Aujourd’­hui, cela fait un an et trois mois que notre studio existe. 80 % de notre clien­tèle est issue du bouche à oreille. Nous béné­fi­cions (à ce titre) de très bons retours de la part de nos clients. À l’été 2015, nous avons pu inves­tir dans du maté­riel perfor­mant, grâce aux méthodes de finan­ce­ment de la SMart. Enfin, au mois de novembre 2015, nous avons emmé­nagé dans des bureaux (bien plus tôt que nous ne l’avions imaginé). Un bilan qui nous apporte pleine satis­fac­tion, bien qu’il nous reste encore de la route à faire avant d’at­teindre l’en­semble des objec­tifs que nous nous sommes fixés.

De cette presque année et demi d’en­tre­pre­na­riat, nous avons tiré quelques leçons. Bernard commen­ce­rait par vous dire : « trou­vez-vous une Sophie ». Une Sophie (selon ses mots) c’est une personne en charge de toute la rela­tion client, de la gestion de projet, et des aspects admi­nis­tra­tifs de l’ac­ti­vité. Cela permet aux web desi­gners / déve­lop­peurs de se concen­trer sur les projets et de four­nir un travail de qualité. Concrè­te­ment, cela équi­vaut au clas­sique « à chacun son job ». Savoir s’en­tou­rer, être complé­men­taires au sein d’une même acti­vité, cela permet de se concen­trer sur ce qu’on aime faire et donc sur ce que l’on sait faire le mieux. J’ajou­te­rai à cela : « soyez sur la même longueur d’onde ». Une équipe qui partage les mêmes aspi­ra­tions avance de concert dans une même direc­tion.

Savoir recon­naître qu’une part de chance parti­cipe de toute construc­tion permet de se prému­nir des coups durs. Remet­tez-vous régu­liè­re­ment en ques­tion et portez toujours un regard critique sur tous les aspects de ce que vous faites. Car si l’en­tre­pre­neu­riat est un chemin semé d’em­bûches, la réus­site est l’ac­cu­mu­la­tion d’échecs, d’er­reurs, de décep­tions et de frus­tra­tions, et la volonté de conti­nuer malgré tout. Dès lors, faites ce que vous aimez faire comme vous aimez le faire, et lais­sez la qualité de votre travail être votre porte-éten­dard.

***

Je vous invite donc égale­ment à consul­ter notre article sur le retour d’ex­pé­rience d’EXIT Studio sur 24 jours de web.

EXIT Studio - Retour d'expérience sur l'activité d'une agence - 24 jours de web